電子保存で時間と空間が生まれた！

2022年11月1日、アシストでは証憑（しょうひょう）の電子保存を始めました。

証憑って普段使わない言葉ですよね(^^;
別な言い方をすると…取引があったことを証明する書類。
具体的には納品書や請求書、領収書などです。

改正電子帳簿保存法への対応

アシストが請求書や領収書の電子保存を始めたきっかけは改正電子帳簿保存法です。

　電子データとして受け取ったものは　　　　
　紙にプリントして保存するのではなく　　　
　電子データとして保存しなくてはならない　

2022年1月から電子取引にかかる情報の電子保存が義務化されました。しかし、中小企業がこの法律に対応するためには知識も時間も費用も足りない！ということで、2022年12月現在、改正電子帳簿保存法は「経過措置」の期間中です。

・まだ経過措置の期間中
・電子データなんてほとんど無い
・事務処理にお金はかけたくない

そんな声をよく耳にします。アシストも扱う電子データ少ないですし、余計な費用はかけたくありません。

にもかかわらず電子保存の仕組みに投資しました。

↓採用したのはリコーの証憑電子保存サービス

電子保存を始めた理由

アシストが電子保存を始めた理由はこの３つです。

①電子データが少ないうちに始めたい

電子データであれ紙書類であれ、まとめて整理するのは大変！量が少ないうちに自社に合ったやり方を見つけて処理するのが効率的だと考えました。電子データを優先して保管を始めて、段階的に紙書類の保管に着手しています。

②書類の検索時間を減らしたい

「あの書類どこだっけ？書庫にある2021年度の保存箱の中じゃない？」

たとえ保管場所が特定出来ても、目的の書類にたどり着くまでには時間がかかります。電子保存してあれば検索ワードを入れるだけ。自席に座ったまま短時間で書類を見つけられます。

③書類の保管スペースを減らしたい

事務所内にキャビネットを置くにしても倉庫に書類保存箱を積み上げるにしても、そこそこの空間が必要です。アシストも以前は事務所内に書類を保管するキャビネットが５台ありました。昨年導入した業務改善アプリKintone（キントーン）と今回導入した証憑電子保管サービスのおかげで、キャビネットは今１台にまで減っています。

まずはこれを撤去↓