「欲しいとき」に「すぐ」情報が見つかるしくみ出来ました
「新商品の発売通知は誰が持ってるだろう？」
「あれ？〇〇の申請書類はここに置いておいたはずなのに…」
「お客様の設定情報はどこに保管していたっけ？」
こんな探し物が始まったら、あなたはどれ位の時間で「欲しい書類」にたどり着けるでしょう。
小さな会社は仕事がバラエティに富んでる！
突然ですが…小さい会社って一人一人の仕事がバラエティに富んでいると思いませんか？
大きい会社だと「この仕事は管理部で、あの仕事は経理部」と担当する部署がハッキリ分かれます。でも小さい会社の場合は部署を作ってそれぞれ人を配置するほど人員が居ません。だから各自メインの仕事はあるものの、普段の仕事の垣根を越えて対応する仕事も少なくありません。
アシストもそんな会社の一つです。
何らかの事情でメイン担当者が動けないときは動ける人が対応します。その為には日頃から社内で、お客様のことや進行中の事案が話題にのぼって共有されていることが大事。日常的な会話の中で情報が共有されていないと、情報はアップデートされないじゃないですか。情報がアップデートされない状態だと動く人が不安だし、スムーズに対応出来ませんからね。
ランチタイムは大切な情報共有タイムです
ザックリ覚えておいて詳細は必要なときに見る
動ける人が対応出来るようにするには「あの件についてはココを見れば分かる」という仕組みも必要です。自分がメインで担当している仕事の他に仲間が担当している仕事のことも知っておくって…ハードルが高いですよね？今はとにかく情報の量が多い。自分がメインで担当している仕事についてですら、すべてを記憶するなんて無理です。
だから簡単な操作で社内の誰もが必要な情報を短時間で探し出せる仕組みを作りたいと思っていたんですが…このたびその願いが叶いました！サイボウズ社のkintone（キントーン）を使って。
アシストのポータル（入口）画面
kintoneはクラウド型の業務改善アプリ。
・バラバラな情報を一つにまとめる
・情報を見える化する
・時間や場所を気にせず使える
ことが得意な道具です。
メイン担当者に代わって対応という事態が発生したときに、慌てず騒がず（笑）情報を検索して対処する。それが日常化すれば、担当者もお客様も取引先も仕事が止まらないで済みますよね！
ザックリ覚えている言葉をkintoneに入力すれば、その言葉が含まれている情報を探し出して画面に表示してくれます。
例えば…販売管理用アプリ「商蔵奉行」のインボイス対応について問い合わせがあったとします。社内共有情報としてどこかにまとめてあったはず。kintoneに「商蔵奉行」と入力すると探している情報はコレですか？という風に関連する情報を表示してくれます。
キーワードを含む情報が検索されて画面に並びます
この例では…
①商蔵奉行を提案中のお客様への情報収集履歴
②商蔵奉行のインボイス対応情報
③商蔵奉行の保守契約加入者情報
④商蔵奉行の購入者情報
が表示されました。今回欲しかったのは②の情報です。
赤丸で囲まれた部分をクリックします
赤丸で囲まれた部分をクリックすると、商蔵奉行のインボイス対応についての詳細情報が表示されます。
キーワード入力
↓
検索結果から必要情報を選択
↓
欲しい情報に到達！
この間、一分もかかりません。
情報を紙ファイルや書庫に保管していた時代は「この情報はココにある」と保管場所を記憶しておく必要があって、ある程度の経験が無いと必要な情報にたどり着くまでに相応の時間がかかりました。でもkintoneならキーワードを入力するだけでいいのです。
情報は文字と添付ファイルで保管
kintoneに保管しておく情報は数字を含む文字と添付ファイルです。例えば前述のインボイス対応情報ならこんな感じ。書類はＰＤＦにして添付します。
添付ファイルの内容を見たいときは書類名の後ろにある虫メガネマークをクリックするだけ！
ね？とってもカンタンな操作ですよね？kintoneのおかげで情報を探す時間が激減しました。
良さそうな仕組みだけど初期設定が大変じゃないの？ウチにはＩＴに詳しい人は居ないし…もしもそう思っていたらご心配なく。kintoneはＩＴに詳しくなくても使える仕組みです。しかも日頃アシストで使っている道具なので、使ってみて感じていることを発見したことを元にサポート出来ます。
実際の動きを見てみたい。そう思った方は担当営業か浅野までお声がけ下さい。（浅野）
紙ファイルよサヨウナラ！
2021.09.16
kintoneで業務改善シリーズ
■受信した注文ファクスはクラウドに自動転送して営業と業務でシェア
