不要な広告ファクスは受信拒否でスッキリ
「複合機なんて、プリントやファクスが出来ればいい」
もしも、そんな風に思っているとしたらモッタイナイですよ。今や複合機は印刷機能付きのパソコンのようなもの。人がやらなくてもいい仕事を人に代わってにやってくれる機能を持っているんですから。
最新の複合機には今まで無かった便利な機能が付いています。アシストが自社の複合機入替を決めた理由はまさにそこ。プリントやファクスという単純機能はまだ使える複合機を手放したのは、新機能を使って仕事をもっと楽にしたいと思ったからです。２０２１年４月にリコーの複合機、ＩＭＣ２５００Ｆを導入しました。
導入の決め手になったのは業務改善アプリｋｉｎｔｏｎｅ（キントーン）との連携機能ですが、今回はまず迷惑ファクス防止機能をご紹介します。
不要な広告ファクスは受取りたくない
コロナ禍が起きる前から、アシストには毎日数枚の広告ファクスが届いていました。その広告ファクスを見て「この情報ちょっと気になるなぁ」と発信元に問合せすることは皆無です。受け取った広告ファクスは、ただただ受信ファクスの中から抜き取って廃棄するだけ…
関係性の無い会社から届いた情報を見て行動する。私はそんな気持ちにはなれないんです。商品やサービスを買うなら、お客様をはじめ関係性のあるところを利用したいですから。
１００％ゴミ箱行きと決まっているものを毎日受け取るのが嫌でした。不要な広告ファクスは受け取りたくない！いい方法が無いかなぁと思っていたところ、新たに導入した複合機に迷惑ファクス防止機能が付いていることを発見。さっそくエンジニアに初期設定をしてもらいました。
担当エンジニアのＫさんはワンコ好き
初期設定は難しい操作ではありませんが、万一設定を逆にしてしまうと迷惑ファクスだけしか届かなくなってしまいます（笑）初期設定は必ずエンジニアにお任せして動作テストをしてから使うのがオススメです。
ここの設定が大事です
受信を拒否したい相手の特定には送信元の名前（受信ファクスの上部に印刷される名前）かファクス番号を使うことが出来ます。今回アシストではファクス番号を使うことにしました。
送信元のファクス番号を登録
設定をして一週間。おかげで今では出社時ルーティーン「不要な広告ファックスの始末」から解放されています。
ファクスをデータとして受信する方法もあります
ファクスをデータとして受信して、必要なものだけ紙にプリントするという方法もあります。それもいい方法ですよね！でもアシストではその方法を取っていません。理由は…
・受信ファクスにはお客様からの注文票が多い
・文字を記入する必要がある受信ファクスが多い
・受信ファクスデータを見落とさない体制がまだ出来ていない
からです。
ファクスをデータとして受信して、その中から必要なものを選んでプリントするのは手間。必要なものだけを受信して、受信と同時にプリントする方がいいと考えました。
この辺りの判断は、どんな受信ファクスが多いかによって変わってくると思います。
「ウチの受信ファクスも似たような感じだなぁ」
この文章を読んで感じていらっしゃったら、アシストと同じやり方もいいのではないでしょうか？まずはお使いの複合機に迷惑ファクス防止機能が付いているかどうかを担当営業に聞いてみて下さい。（浅野）
2021.06.06
複合機で業務改善シリーズ
■受信した注文ファクスはクラウドに自動転送して営業と業務でシェア
