商奉行クラウドの明細件数が上限に近づいたらコレで対応
アシストでは2023年3月から販売管理にＯＢＣの商奉行クラウドを利用しています。商奉行クラウドを選んだ理由は「商蔵奉行クラウドを導入してみました」に詳しく書きましたので興味があればご覧ください。
サーバーにセットするタイプの「買取型」から「クラウド型」にアプリを変更して良かった！と思うことは沢山ありますが、悪くなったというか不便になったことが一つ。それは…
入力可能明細行数に上限がある！
こと。
↓力技でデータを押し込む…ことは出来ません(^^;
たとえば商奉行のＥシステムなら上限は50,000行。売上伝票や入金伝票などの明細合計が50,000行までしか入力出来ないのです。
↓2024年12月現在のスペック（ＯＢＣのサイトより）
入力行数が上限に近づいたら
商奉行を使ううちに入力可能な明細行数が上限に近づいてきます。（具体的な明細行数はトップ画面に表示されます）
↓トップ画面の「利用状況」に表示されます
これに対処する方法は2つ。
Ａ．商奉行の上位システムを契約して入力可能行数を増やす
たとえばＥシステムからＪシステムにアップグレードすれば、入力可能行数の上限は50,000行から100,000行に増えます
Ｂ．日付の古い明細を削除して入力可能行数を増やす
任意の日付を入力して指定日以前の明細を消去します（指定日時点の売掛残高は引き継がれます）
過去の売上明細を別な場所に残すには
システムをアップグレードすれば商奉行の利用料もアップするから、対処方法Ｂの日付の古い明細を削除する運用にしたい。でも過去の販売内容はどこかに保管して検索可能な状態にしておきたい。そう思う方も多いと思います。
アシストでは過去の売上明細をサイボウズ社のノーコードアプリ kintone（キントーン）に保管していますが、kintoneをお使いでなければ EXCEL（エクセル）形式で保管するのはいかがでしょう。以下にその手順をお知らせします。
①商奉行のトップ画面の右上に表示されている工具の絵をクリックして「汎用データ作成」→「販売管理」→「売上伝票作成」を選びます
②売上伝票に関する情報の中から自社で保管しておきたい項目を選びます
画面左側の「出力項目」をクリック、保管したい項目をクリックして画面右側の「選択済項目」に入れます
③保管の対象にする売上伝票の日付範囲を指定します
画面左側の「基本」をクリック、保管したい伝票の日付を入力します
④エクセル形式のデータを作成します
画面左側の「出力ファイル」をクリック、「EXCEL形式のファイル」にチェックを付けて「出力開始」ボタンをクリックします
⑤しばらくすると画面にエクセル化された売上伝票が表示されます
お好きな場所に名前を付けて保存して下さい
いざ！過去伝票の削除へ
明細をエクセルに保管し終えたら、いざ！過去伝票の削除へと進みましょう。
「いざ」と書いたのは…消去した伝票は元に戻せないからです。少し緊張しつつ慎重に操作を始めます。
①トップ画面の「利用状況の詳細」をクリックします
②「明細件数確保」をクリックします
③日付を指定して「確認画面」をクリックします
※指定日以前のすべての伝票（指定日分を含む）が消えますので慎重に指定して下さい
④最終確認の画面が表示されますので、よろしければ「実行」をクリックします
消去した伝票は元に戻せません！③に戻って日付を再度確認したいときは「キャンセル」をクリックします
操作は以上です。くれぐれも日付の入力は慎重に行って下さいね！（浅野）
2024.12.04
